כיצד לכתוב דוח בצורה נכונה, ב 10 שלבים

בימינו, הן במקום העבודה והן מחוצה לו, אין זה נדיר כי באיזושהי הזדמנות אנחנו צריכים להכין דו"ח לתת דין וחשבון על כל מצב או בעיה.

בין אם זה להגיש תלונה, להגיש בקשה או פשוט לתעד מצב מסוים, זה יהיה סוג של מסמך שאנחנו בדרך כלל לכתוב. אבל כמה אנשים עשויים למצוא מורכב כדי להכין דו"ח. לכן במאמר זה אנו מספקים לך שורה של צעדים על איך לכתוב דוח, ברמה הכללית.

מהו דו"ח?

דו"ח הוא סוג של מסמך שנכתב בפרוזה כי הוא מבוצע עם המטרה כי מי עושה את זה יכול לתקשר משהו המתייחס למצב או נושא לאנשים אחרים. בדרך כלל הם מכוונים בדרך כלל למקרים גבוהים יותר (לדוגמה למועצת העיר או לממונה עליו), למרות שאתה יכול גם למצוא דוחות שמטרתם לתקשר משהו מקצועי שונה מאיתנו כדי שתוכל לעבוד עם אותם נתונים וניגודיות או להרחיב אותם.

יש מגוון רחב של סוגי הדו"ח, אשר עשויים להיות מטרות שונות ומבנים מובחנים. עם זאת, במאמר זה, נחשב דו"ח שלוקח בחשבון את המבנה הכללי של כל אחד מהם נחשב..

צעדים להכנת דוח

בעת הכנת הדו"ח עלינו לזכור כי מלכתחילה נצטרך לחשוב על איך, מתי ולמה אנחנו הולכים לעשות את זה. לאחר מכן, הדוח יכתב על בסיס המצב שישקף את השיקולים הקודמים.

להלן סדרה של שלבים שימושיים כדי לכתוב דוח כראוי.

1. איזו מטרה יש לנו?

לפני שמתחילים לכתוב עלינו לחשוב על מה שאנחנו רוצים להשיג בדו"ח שלנו. אנחנו הולכים לבקש את הפתרון לבעיה או פשוט לאחסן נתונים כדי להשתמש בהם מאוחר יותר?? האם אנחנו רוצים לשקף חקירה מדעית או להגיש תלונה? אנחנו צריכים לקחת את זה בחשבון כדי לבחור את סוג הדו"ח הרלוונטי ביותר על פי המקרה.

2. זכור את סוג הטקסט שאתה הולך להשתמש

לא כל הדיווחים זהים, לכל אחד יש מאפיינים ייחודיים שלו. לדוגמה, דו"ח מעריכי ישקף נתונים ללא פרשנות כלשהי לגבים, ואין אפשרות להסיק מסקנות, בעוד סוג הפגנה הולך לדרוש את הנושא כדי לפרט השערות ולהעמיד אותם במבחן על מנת לקבל סדרה של תוצאות ומסקנות.

3. להרהר את המטרה

לא רק זה משנה מה או איך, אבל גם עלינו לחשוב על איזה ציבור יש את הדוח שלנו כאובייקטיבי. זה יאפשר לנו להתאים את רמת השפה הן לצרכינו והן לאלו של הציבור.

4. בחירה וניתוח של מידע

בהתבסס על השלב הקודם יש צורך לאסוף את המידע שאנחנו רוצים לספק ולבנות אותו כראוי, כך הדיבור שלנו יש חוט משותף. יש להביא בחשבון גם את סוג הנתונים שיש לשקף ואת אופן החילוץ של המידע.

5. אנו יכולים להשתמש באלמנטים גרפיים

למרות שזה תלוי בסוג הדו"ח, ניתן להשתמש אלמנטים חזותיים המאפשרים את ההבנה של הנתונים. אנו מתייחסים למשל לשימוש תרשימים עמודות לנתח תדרים או לבצע ניתוח עלות ורווחים.

6. כותרת

למרות שזה אולי נראה טיפשי להזכיר את זה, נכונה כותרת הדו"ח בצורה ברורה, ביחס לנושא זה כרוך מימוש שלה מובנת בקלות הוא דבר שמקל מאוד על הבנתו על ידי הקוראים.

7. כתוב את ההקדמה

בחלק הראשון של הדוח הנדון נסקור בקצרה את הנושא שיטופל בדוח. עליה להציג את מטרת המימוש של דוח זה ואת הבעיה היוצרת את הצורך בקיומה ובהקשר שבו היא מתרחשת.

8. להרחיב את הרעיונות ולהסביר מה נחקר בפיתוח

בגוף הדו"ח נארגן ונרחיב את המידע על המקרה או נחקר, עוזב ברור את השיטות והפעולות שמראים איך המצב הופק או ביצע ואיך להשיג את הנתונים. אם זה דו"ח המשקף חקירה, היבטים כגון מודלים תיאורטיים וחקירה של המצב ישולבו..

9. לעשות מסקנה

בחלק האחרון של הדו"ח התוצאה הסופית של מה שנחקרו והשתקפו בדוח או דרישה או בקשה חייב לבוא לידי ביטוי אשר נעשה על מנת לפתור את המצב. זה חייב להיות ברור ומובן.

10. שפה לשימוש

זה חיוני כי לאורך כל השפה השפה ברורה ותמציתית. זה חייב להיות כתוב באופן אובייקטיבי, בגוף שלישי ובקול פסיבי. יש להפריד בין העובדות לבין ההבדלים שנעשים (אם קיימים) והם צריכים להתמודד ישירות עם הנתונים הם עוסקים כאשר הם מטופלים.